Från och med 2026-01-11 så är Bergshandteringens vänner inbjudna till Svenska Bergsmannaföreningens Bergsmansafton och lite andra evenemang. Här kommer rutiner för hur dessa hanteras. 

Efter att evenemang och utskick har gjorts på SBF så kopierar vi in dessa i BHV. Använd befintliga mallar skiljer sig lite från SBF. 

Vi behöver inte korra utskicken mot Jon, men kolla att allt ser korrekt ut så att vi inte förvirrar oss mellan föreningarna. 

Evenemanget
Finns färdig mall som du kan använda när du lägger upp evenemanget, men nedan kommer en förteckning över inställningar och texter. Kolla också andra evenemang.

• Namn på evenemanget: Bergsmansafton XX/XX om XXXX
• Är endast öppen för medlemmar
• Digital
• Gratis
• Ej begränsade platser
• En bokning per person
• Stänger 1 dagar innan
• Text kommer från Torbjörn på SBF. 
• I slutet av evenemanget under anmälan så måste vi ta bort texten: "Inte medlem? Som medlem...."

E-postmeddelande
Torbjörn (SBF) skickar mejl med texten till inbjudan. Lägg in detta i e-postmallen. 
Cecilia behöver ej skicka korrektur, men ovana bör korra mot Jon innan något skickas ut.

• Använd senaste inbjudan. 
• Kom ihåg att ändra den löpande texten fram till bokningslänk, samt datum/veckodag både för evenemangsdag och senast anmälan. 
• Kolla att veckodag stämmer överens med datum.
• Kolla och ev ändra vem som anordnar evenemanget. Det ser du på vem som hälsar. Ibland är det styrelsen, ibland någon krets etc.
• När vi mailar ut inbjudan så ska vi skicka till alla som inte har värdet JA i kategorin "Ej epostutskick evenemang" dvs till alla med valet Saknas. Finns en sparad lista som heter "Evenemangsinbjudningar"

Hemsidan
Glöm inte att lägga upp evenemanget på hemsidan. Se instruktion här: https://foreningshusetintern.kb.kundo.se/guide/sbfhemsidan

Länk, deltagarlista och gratis medlemskap till föreläsare

• Lägg upp uppgift i Outlook om utskick av länk samt att vi ska skicka deltagarlista. Brukar vara samma dag som evenemanget, men kan finnas undantag
• Länk skickas samma dag. Försök göra det ganska tidigt så att dom inte börjar mejla. Torbjörn skickar länk till oss. Använd tidigare mejl och kom ihåg att uppdatera text, datum/dag etc samt länk och hälsningar. Även ämnesraden.
• Deltagarlistan ska skickas samma dag. Sorteras på efternamn (A-Ö) och innehåller:
  MedlemNr, Förnamn, Efternamn, Mobil, Telefon, Epost.
  Skickas till:
  Torbjörn - torbjorn.sternsjo@arctial.com
  Thomas - thomas.lindholm@geovista.se
  Ulf - ulf@umbrela.se
• Föreläsare får dagen efter erbjudande om prova-på medlemskap gratis resten av året. Är dom medlemmar redan kan dom ge bort ett provmedlemskap. Torbjörn meddelar oss deras mejladress. Se mer nedan.

Inspelningar
De flesta digitala evenemang spelas in om föreläsare tillåter det, och medlemmarna kommer åt inspelningarna med följande uppgifter:
https://www.bergsmannaforeningen.se/filmer
Lösenord: SBFfilmer

Det finns en lista sparad under evenemang där vi fyller i om det spelats in eller inte (Kund informerar oss). skall ev läggas upp på hemsidan om en inte blivit inspelad så att vi slipper frågor.

Erbjudande om prova-på medlemskap till föreläsaren
Föreläsaren får erbjudande om ett gratis prova-på medlemskap i Svenska Bergsmannaföreningen. Om föreläsaren redan har ett medlemskap så kan hen ge bort ett gratis-prova på medlemskap till en vän.

Per den 1/8 får föreläsaren innevarande år + nästa år. Färdiga svar finns att välja i Kundo. Om du håller musen över alternativen så ser du hela namnet så att du kan se period och svar till ej medlem/medlem. 

Ämne på mejlet kan vara: "Erbjudande om prova-på medlemskap i Svenska Bergsmannaföreningen"

OBS! När föreläsaren svarat så registrerar vi medlemmen. Gör en notering t.ex. "202XXXXX Föreläsare. Gratis medlemskap 202X-202X. CL/FH

Glöm inte att även lägga till kategorierna om godkännande av hantering av uppgifter samt synlig i Matrikel om inget annat sägs.