Rutiner:

Prislista
På varje kund som har förmedlare så skapar vi en prislista för kommande år. Denna finns i Kdata under ”Förmedlare” - "År". Där framgår priser i Sverige, Europa och världen, hur det ser ut med digital tidning, ISSN nummer samt att dom skall kontakta oss vid frågor (skillnader kan förekomma mellan olika föreningar). Dessa mejlar vi ut till våra kontaktpersoner varje höst/vinter och ber dem inkomma med aktuella priser och eventuella andra ändringar. Dessa mejlas sedan ut till förmedlarna som ligger registrerade i registret som ”Ej medlem” med kategori ”Förmedlare – JA”. I teams under kunder finns en fil som heter ”Förmedlare - Sammanställning”. Fyll löpande i status för aktuellt år (Frågat om priser, mejlat priser, fakturerat etc).

Förmedlare
Varje förmedlare ligger registrerad som ”ej medlem” utan någon avgift och enbart med adress, kontaktuppgifter samt kategorialternativ ”Förmedlare – JA”. Dessa är enbart till för att kunna mejla ut prislista till samt ha som referens för nya prenumeranter där vi behöver hämta rätt fakturadress till förmedlaren. Uppgifterna finns även sparade i respektive Kdata under ”Förmedlare”. Vi fakturerar ej samlingsfaktura längre utan varje prenumerant för sig, fast fakturering sker till förmedlaren vars adress ligger i fakturaadressen.

Förnyelse
När vi får in en förnyelse på en prenumerant som redan finns i registret så skall vi först kontrollera att fakturareferensen/medlemsnumret stämmer överens med förnyelsen. Kontrollera att namn, adress och fakturareferens (ordernummer) stämmer och att aktuell förmedlare är registrerad under fakturadress så att det inte har bytt förmedlingstjänst. Om inte så hittar du denna information på respektive förmedlare som är registrerade som ”ej medlem”. Fakturaadress brukar även framgå från förnyelsen/beställningen.
Lägg upp löpande avgift vid ny prenumerant, samt icke-löpande avgift om årsaviseringen för förmedlade prenumerationer är gjord. Innan fakturering räcker det med löpande avgift.
Under fält fyller du i fältet för antal ex om sådant fält finns, samt år när den senast är förmedlad som bör finnas på alla.
Lägg till notering om förnyelse: t.ex. 20240520 Förnyelse Prenax 2024. CL/FH
Lämna prenumeranten aktiv om aktuella perioden är igång eller om den var förmedlad året innan. Om prenumeranten inte har en aktiv prenumeration så lägg den så länge som inaktiv så aktiveras den på inför nästa period. Tänk på att om nummer redan börjat skickats ut så behöver vi skicka ut detta till prenumeranten. 

Nybeställning
När vi får in en ny prenumerant från en förmedlare så skall den registreras enligt ovan. Däremot så måste den läggas in som ”inaktiv” till dess att sista numret har släppts om beställningen avser kommande period istället för pågående period. Då skall dessa medlemmar aktiveras på (förslagsvis vid årsskiftet eller innan första adressfilen). Om beställning kommer in under pågående period sätter du den som aktiv.
Lägg till notering om ny prenumeration: 202XXXXX Förmedlad av -förmedlare- 202X. XX/FH
Tänk på att om nummer redan börjat skickats ut så behöver vi skicka ut detta till prenumeranten.

Avslut av prenumerant
Avslutas som vanligt i registret. Se till att det inte finns någon registrerad skuld. Gör en tydlig notering om att den avslutats och datum på avbeställningen: 202XXXXX Avslutad av -förmedlare- den 202XXXXX. XX/FH
Datum som avbeställningen är gjord är viktig då vi ibland får både avbeställning och förnyelse samtidigt, och då är det svårt att veta om dom avslutat och sen förnyat eller tvärtom.

Alla avklarade förmedlarärenden skall sparas i respektive Förmedlarmapp i Kdata.

Det finns en särskild mapp i Kundo - medlem för förnyelser/ nya prenumeranter och avslut som Cecilia bevakar och hanterar löpande. Sätt tagg "Förmedlare" och "-Föreningsnamn".

Målet är att på detta sätt så skall vi kunna hantera alla ärenden löpande när dem kommer in.

Ta betalt i fortnox som tid – Medlemsadministration på allt du gör.

Fakturering

Kundansvarig är ansvarig för att se till att fil ”Förmedlare - Sammanställning” i teams är uppdaterad och att fakturering kommer igång.

Nya ärenden läggs upp med aktuell löpande avgift för förmedlad prenumeration och om det är svensk adress eller utland samt icke-löpande avgift om årsaviseringen för förmedlade prenumerationer är gjord. Dessa faktureras sedan regelbundet.

Genomgång och fakturering av alla förmedlade prenumerationer bör göras vid årsskiftet eller senast tidig vår, men vi måste få en uppdaterad prislista från kunden. Skicka föregående års prislista och fråga om årets priser.

Gå igenom alla inkomna prenumerationer och stop och uppdatera i registret. Inaktivera alla prenumerationer som inte har den nya perioden under ”Förmedlad senast” samt aktivera på alla som har det fast som ligger som inaktiv och ev ej medlem (gäller ej PC som har alla prenumeranter som ej medlem). Ta ut en lista och kontrollera att adresserna ser ok ut.

Första fakturering görs på löpande avgift. Notera i filen ovan om att fakturering gjorts och att man ska börja registrera med icke-löpande avgifter. Malin fångar upp under veckorutin.