20240423: De 27 medlemmar som varit anmälda till Grävseminariet och har förfallna fakturor har nu fått specialavgifter:
000. Ordinarie medlem G
000. Student medlem G
000. Utland medlem G

Originalfakturorna på de medlemmarna är krediterade. Avvaktar svar från kund hur hantera. OBS! Innan vi fakturerar dessa avgifter - kolla åtminstone utlandsmedlemmarna med redovisning så vi inte fått in betalning från dem. /CB

Kontakt

Gräv- och hotellbokningen sköts av Meetx. Alla frågor som gäller bokningar eller fakturering hänvisar vi till Meetx grav@meetx.se

Info

Medlemskapet ingår inte i avgiften till Gräv. Däremot är det krav på medlemskap för att kunna nyttja medlemsrabatten. Många betalar medlemspriset men sen vill de inte betala för medlemskapet när fakturan kommer. Nästan ingen betalar 11 000 kr för att delta på Gräv, så alla blir medlemmar. Nytt för 2024 är att medlemsavgiften ska vara betald 1 veckan innan Gräv. Gräv 2024 är 22-23 mars, så det ska alltså vara betalt senast 15 mars.

Fakturering

Grävbokningen och -faktureringen sköts av Meetx. I samband med att man bokar sig på Gräv får man två alternativ för fakturering:

• Medlemskap faktureras separat, för de som inte är medlemmar men vill bli det (men även en del som redan är medlemmar…)
• Jag är redan medlem, alltså de som redan har betalat fakturan från oss

Bra att veta är att folk överlag inte har koll på om de är medlemmar eller inte, och att det blir en del dubbletter och även en hel del som tror att de är medlemmar trots att de inte är det.

Tänk också på att Lena måste godkänna nya medlemmar innan vi aktiverar dem.

Avgift 001.b. Ordinarie medlem GRÄV och produktion 02. Gräv - nya medlemmar används endast för de som påstår att de redan är medlemmar men inte finns i registret.

2024

1. Listan

Här finns deltagarlistan: https://www.trippus.se/web/Report/Default.aspx?evid=HtZv+ln0sCkwjH3SiUD8Pw%3d%3d&type=show&rnr=cR0ItUtr%2f9ajfECwZHaX0A%3d%3d&ln=swe
Vi går in och stämmer av den en gång i veckan tills anmälan stänger (finns uppgift om det i Kansli). Att göra när vi stämmer av:

• Spara ner listan som excel i kdata, evenemang, Gräv, Gräv 2024
• Kolla av hur långt det är avstämt föregående vecka, och ta bort de som finns med på förra veckans lista
• Lägg till en kolumn längst till höger med rubrik "Notering". Här kan du notera om någon inte är medlem t.ex. 
• Skapa en ny excelfil för medlemsansökningar som du kopierar över i, eller om du skapar en kopia av filen och tar bort alla som inte är ansökningar. Listan ska skickas till Daniel för godkännande. 

Sedan är det lite olika hantering beroende på vad de har fyllt i. Har de inte fyllt i någonting så behöver vi inte göra något.

Jag är redan medlem
Stäm av mot medlemsregistret att det som har "Jag är redan medlem" ifyllt faktiskt är medlemmar.
OBS! Tänk på att du måste vara säker på att det är samma person, endast samma namn räcker inte utan se till att även postadress, mail eller telefonnummer stämmer överens. Vi behöver inte uppdatera i registret om medlem t.ex. har annan adress men övrig info stämmer. 

• Är de medlemmar, och har betalat för 2024 grönmarkera
• Är de medlemmar, men har inte betalat för 2024 än, klicka i kategori Anmäld Gräv 2024 i medlemssystemet, gulmarkera och gör en notering om det i deltagarlistan
• Har de endast skickat in en ansökan om medlemskap som inte är godkänd än, klicka i kategori Anmäld Gräv 2024 i medlemssystemet, rödmarkera och gör en notering om det i deltagarlistan
• Är de inte medlemmar, registrera in dem, klicka i kategori Anmäld Gräv 2024 i medlemssystemet och lägg till icke-löpande avgift 001.b. Ordinarie medlem Gräv och löpande avgift 001. Ordinarie medlem. Ändra status till Ej medlem. Rödmarkera och gör en notering i deltagarlistan. Lägg till de i excelfilen för medlemsansökningar som ska godkännas av Lena.

Medlemskap FGJ (faktureras separat)
Stäm av mot medlemsregistret om de är medlemmar sedan tidigare.

• Är de medlemmar, och har betalat för 2024 grönmarkera i deltagarlistan och gör en notering i deltagarlistan
• Är de medlemmar, men har inte betalat för 2024 än, klicka i kategori Anmäld Gräv 2024 i medlemssystemet, gulmarkera och gör en notering om det i deltagarlistan
• Är de inte medlemmar, registrera in dem, klicka i kategori Anmäld Gräv 2024 i medlemssystemet och lägg till icke-löpande och löpande avgift enligt det som de har angett i anmälan (OBS! Använd inte avgift 001.b. Ordinarie medlem Gräv för dessa, utan använd vanliga avgiften!) och gulmarkera i deltagarlistan. Ändra status till Ej medlem. Lägg till de i excelfilen för medlemsansökningar som ska godkännas av Daniel.

2. Medlemsansökningar

När du sedan gått igenom listan och registrerat enligt ovan skickar du excelfilen med medlemsansökningar till Daniel daniel.wiklander@fgj.se via WeTransfer. OBS! De som redan skickat in medlemsansökan ska inte vara med på denna lista, styrelsen får kopior på alla medlemsansökningar som kommer in via Bli medlems formuläret.
När Daniel har svarat vilka som är godkända eller inte:

• Godkända - Gå in och aktivera i medlemssystemet
• Ej godkända - Ändra till borttagen i medlemssystemet och gör notering. Stäm av med Daniel/Zara om Meetx behöver omfakturera för icke medlemspris för deltagande på Gräv.

3. Körning

När du aktiverat de som är godkända kan du köra produktionen 02. Gräv - nya medlemmar. Periodnamn ska vara dagens datum och G (ex 230301G), så vi kan hålla koll på dessa. Om de inte betalar efter 2 påminnelser behöver vi meddela Daniel/Zara så de eventuellt kan justera fakturan för Gräv.

De som du lagt in som nya medlemmar med icke-löpande avgift 021. Ordinarie medlem kommer med i vanliga veckorutinen.