Kortutskick (Mars)

Medlemskort skickas ut 1 ggr om året när dom betalat årsavgiften. Medlemmar som inkommer under året får inte något kort från oss, dessa skickas från Elisabet.

Kort skickas tillsammans med Kära vänner oavsett om medlemmarna valt digitalt eller fysiskt.

Ständiga medlemmar med familj får familjemedlemmens namn med på kortet. Vi skickar dock inte längre ut kort till ständiga sen 2014. Dom fick ett ständigt kort 2013. Antar att Elisabet sköter detta nu. 

Skickas ut till alla medlemmar tillsammans med kära vänner. Medlemmar som vill ha kära vänner digitalt få den mejlad och postad. 

2027: Kolla med kund om dom vill fortsätta posta KV till digitala.

Kortet skrivs ut på specialpapper med kort på sig (docucard)

Tidsschema:
Början november – Årsfakturering.
15/1 – Påminnelse 1 med standardtext (finns en uppgift om detta)
15/2 - Påminnelse 2 med standardtext och följebrev. EW Skall ha skickat in brev samt meddelar färg och text till kort. (Finns en uppgift om detta.)
C:a 5 mars - Inaktivering av obetalda medlemmar
ca vecka 9 - Utskick av Docucard medlemskort efter att medlemmarna inaktiverats. Stäm av med kund.

Instruktioner:
Meddela kund att hon behöver inkomma med text och färgtema för årets kort. Skicka med utkast från förra året.

Kopiera indesignfil från förra årets årsmapp i utskick/medlemskort och skapa en mapp för året. Lägg över texten i Indesign och uppdatera årtal på kortet i färgen som kunden vill ha. Vi kan hjälpa kund att ta fram en färg efter att dom sagt vilken dom vill ha.

Ständiga skickas inte ut sen 2013, se ovan notering.

Printas på docucards och packas med Kära vänner. Digitala prenumeranter får den både digitalt och fysiskt.

Förberedande register: (Obs! Använd ej produktionen i körningsappen).

• Inaktivera alla obetalda påminnelse 2.
• Tillfälligt inaktivera obetalda nya fakturor som inte fått p2. Glöm inte att aktivera på dessa igen.
• Sök på slutdatum och alla som inte fått nytt slutdatum och rätta.
• Sök på alla medlemmar utan slutdatum och rätta. Vissa har inte fått faktura pga ”presentkort”. Står i noteringsfältet. Flytta fram slutdatum.
• Sök på alla medlemmar med skuld för att kolla webbfakturor ny medlem.
• Kolla även om någon saknar avgift när du ändå håller på. 

Framtagning filer till kort:

• Sök på slutdatum (årets) och kategorifält ”kära vänner” – ”Saknas”. Ladda ner adressfil.
• Sök på slutdatum (årets) och kategorifält ”kära vänner” – ”KV tryckt”. Ladda ner adressfil.
• Sök på slutdatum (årets) och kategorifält ”kära vänner” – ”Nej tack”. Ladda ner adressfil och döp den till ”…- ej kära vänner”.
• Sök på slutdatum 9999-12-31 (ständiga) och kategorifält ”kära vänner” – ”Saknas” samt saknar e-postadress. Ladda ner adressbärare.
• Sök på slutdatum 9999-12-31 (ständiga) och kategorifält ”kära vänner” – ”Saknas” samt saknar e-postproblem. Ladda ner adressbärare.
• Sök på slutdatum 9999-12-31 (ständiga) och kategorifält ”kära vänner” – ”KV tryckt”. Ladda ner adressbärare.

Ständiga är dom enda som skall uteslutas.
Ständiga + familj och företagsmedlemmar får kort
Familjemedlemskap får endast ett kort. Endast för- och efternamn samt namn 2 syns, ej familjemedlemmar i noteringsfältet.

Obs! Vi tar betalt för arbetet för kort och arbete kring kort på fakturaunderlaget så att det faktureras tillsammans. 41201 föreningsadministration. Ev medlemsadministration debiteras i fortnox