Kunden har sedan 2020 haft många Bergsmansafton i täta intervaller med föreläsare. 

Torbjörn meddelar 2025-08 att han kommer att korrektura innan vi får den till oss vilket minskar risken för att skicka ut felaktiga uppgifter. 

Sen slutet av 2025 så har SBF och BHV nära samarbete där dom bl.a går på varandras evenemang. Se nedan för rutiner kring Bergsmansafton.

Torbjörn eller kretsansvarig skickar mejl med texten till inbjudan (mejlet). I den ligger först texten till evenemanget och inbjudan, och avslutas med text som ska vara med i själva inbjudan (mejlet). Kolla hur evenemang och mejl sett ut tidigare då info om videos och instagram inte ska ligga i evenemanget, men mallen från kund oftast kommer i e-postformatet. 

Om något är fel eller konstigt i inbjudan så vänder vi oss till Evenemangsansvarigt Kretsråd, men alltid med Torbjörn inkopierad.

Ibland stämmer inte mejlet från kretsrådet överens med mallen vi har. Det ska vara den förbestämda mallen som ska gälla. 

Obs! Glöm inte att göra motsvarade evenemang och e-post för Bergshandteringens vänner. Vi tar betalt för den hanteringen. Står mer längre ner. 

Steg 1. Evenemanget

Finns färdig mall i både SBF och BHV som du kan använda när du lägger upp evenemanget, men nedan kommer en förteckning över inställningar och texter. Kolla också andra genomförda evenemang för referens. 

• Namn på evenemanget: Bergsmansafton XX/XX om XXXX
• Evenemanget är endast öppen för medlemmar
• Digital via teams
• Gratis
• Ej begränsade platser
• En bokning per person
• Stänger 1 dagar innan
• Text kommer från Torbjörn eller lokalkretsarnas representanter. Se längre ner gällande lokalkretsarna. 
• I slutet av evenemanget under anmälan lägg in text:
  "Inte medlem? Som medlem har du tillgång till flera förmåner, medlemstidning och även tillgång till alla våra evenemang där många av dem även är gratis för dig som medlem.
  Läs mer och anmäl dig HÄR innan du bokar dig. " med länk till https://www.bergsmannaforeningen.se/medlemskap
  
  

Steg 2. Hemsidan (endast SBF)

Glöm inte att lägga upp evenemanget på SBF hemsida. Se instruktion här: https://foreningshusetintern.kb.kundo.se/guide/sbfhemsidan
Vi lägger ej upp något på hemsidan för BHV.

Steg 3. E-postmeddelande

Cecilia behöver ej skicka korrektur, men ovana bör korra mot kunden innan något skickas ut.

• Använd senaste inbjudan eller senaste mallen.
• Kom ihåg att ändra den löpande texten fram till bokningslänk, samt datum/veckodag både för evenemangsdag och senast anmälan. Kopiera in texten oformaterad då det annars kan bli konstigt. 
• Byt ut bilden och lägg till bildtext direkt under med kursivt. 
• Kolla att veckodag stämmer överens med datum.
• I hälsningsfrasen i slutet, kolla och ändra vem som anordnar evenemanget. Det ser du på vem som hälsar. Ibland är det styrelsen, ibland någon krets etc.
• Skicka test till dig själv. 
• När vi mejlar ut inbjudan så ska vi skicka till alla som inte har värdet JA i kategorin "Ej e-postutskick evenemang" dvs till alla med valet Saknas. Finns en sparad lista som heter "Evenemangsinbjudningar"
  
  

Steg 4. Skapa uppgift och spara material i Kdata

Lägg upp uppgift i kundo om utskick av länk samt att vi ska skicka deltagarlista. Brukar vara samma dag som evenemanget, men kan finnas undantag. Skriv "SBF + BHV - Skicka länk och deltagarlista XX/XX".
I beskrivning skriver vi "Se FAQ" samt ev vem från lokalkrets som skall få deltagarlista som inte ingår i vanliga gänget Torbjörn, Thomas, Ulf och för BHV Jon och Rosina.

Bild och ev underlag sparas i Kdata under evenemang - 202X. Lägg upp en mapp som heter "202XXXXX [Datum för evenemanget] Bergsmansafton om XXX". I denna mapp kommer sen deltagarlistor att sparas. 

Steg 5. Lägg upp separat evenemang och e-postinbjudan för Bergshandteringens vänner.

Steg 6. Skicka länk till deltagarna

Länk skickas samma dag som evenemanget är. Försök göra det ganska tidigt så att medlemmarna inte börjar mejla. Torbjörn eller lokalkretsansvarig skickar länk till oss vanligtvis samma dag men ibland lite tidigare, då får man lägga den på vänt. Använd tidigare mejl eller mall och kom ihåg att uppdatera text, datum/dag etc samt länk och hälsningar. Även ämnesraden. Skicka test till dig själv och kolla att länken till teams blivit rätt. 

Det är endast första stycket i inbjudan + datum och att det är digitalt samt lokalkretsen som hälsar som följer med. Bör också ligga med vem dom ska kontakta om sådan finns. 
Obs! Jag håller på att skapa upp mallar för alla lokalkretsar då med kontaktpersoner, så kolla om sådan mall finns.
Klara 20260217: Västkretsen
Kretsnamnet skall ej stå med i ämnesraden i utskicket. 

Ämnesraden för länken skall vara:      "Länk till Bergsmansafton XX/XX om XXX"

Steg 7. Deltagarlista

Deltagarlistan ska skickas samma dag. Sorteras på efternamn (A-Ö) och innehåller:
MedlemNr, Förnamn, Efternamn, Mobil, Telefon, Epost.

Lokalkretsansvarig = Evenemangsansvarigt Kretsråd

Deltagarlista SBF Skickas till:
Torbjörn - torbjorn.sternsjo@arctial.com
Thomas - thomas.lindholm@geovista.se
Ulf - ulf@umbrela.se
+ Lokalkretsansvarig. Se lista för detta. Vanligtvis en person om ingen mer kopierats in. 

Deltagarlista BHV skickas separat till listan ovan samt:
Jon - jfangel@me.com
Rosina - rosina.gartz@gmail.com

Steg 8. Erbjudande om prova-på medlemskap till föreläsaren

Föreläsare får dagen/dagarna efter erbjudande om prova-på medlemskap gratis resten av året. Kund meddelar oss föreläsarens mejladress. 

Om föreläsaren redan har ett medlemskap så kan hen ge bort ett gratis-prova på medlemskap till en vän.

Per den 1/8 får föreläsaren innevarande år + nästa år. Färdiga svar finns att välja i Kundo. Om du håller musen över alternativen så ser du hela namnet så att du kan se period och svar till ej medlem/medlem. 

Ämne på mejlet kan vara: "Erbjudande om prova-på medlemskap i Svenska Bergsmannaföreningen"

OBS! När föreläsaren svarat så registrerar vi medlemmen. Gör en notering t.ex. "202XXXXX Föreläsare. Gratis medlemskap 202X-202X. CL/FH

Glöm inte att även lägga till kategorierna om godkännande av hantering av uppgifter samt synlig i Matrikel om detta har godkänts. Om det missats så fråga. 

Lokalkretsansvariga

https://www.bergsmannaforeningen.se/styrelse

Kontaktuppgifter och kontaktpersoner under arbete

Varje SBF evenemang har ett evenemangsansvarigt Kretsråd. Det senaste året har fler kretsråd engagerat sig i evenemangen och blivit evenemangsansvariga.

Rutinen ska vara att evenemangsansvarigt kretsråd ska finnas med I dialogen (i vissa fall kan det vare två kretsråd som är ansvariga för ett evenemang) samt Torbjörn ska alltid vara inkopierad.

Det kan även förekomma att vid vissa evenemang är endast Torbjörn evenemangsansvarig.

Polarkretsen
Bertil Pålsson (bertil.i.palsson@telia.com) <- Vanligast kontaktperson
Christer Nordström (christer-nordstrom@outlook.com)
"Vid problem vid anslutning kan du kontakta Bertil Pålsson på ..."

Stockholm/Östkretsen
Olof Sjödén (olofsjoden@yahoo.com) <- Vanligast kontaktperson
Rutger Gyllenram (rutger.gyllenram@kobolde.com)
Husamuddin Ahmadzai (husamuddin.ahmadzai@milieu.se)
"Vid problem vid anslutning kan du kontakta Olof Sjödén på ..."

Bergslagskretsen
Otto Björnberg (otto.bjornberg@sis.se) <- Vanligast kontaktperson
Tommy Nylén (t.nylen@icloud.com)
Thomas Rasmussen (Thomas.Rasmussen@akersrolls.com)
"Vid problem vid anslutning kan du kontakta Otto Björnberg på ..."

Västkretsen
Simon Hedberg (simon.hedberg@nordsinternational.com), 070 496 37 78 <- Vanligast kontaktperson
Per Engdahl (per.engdahl@telia.com)
Karin Steneholm (karinstene@yahoo.se)
"Vid problem vid anslutning kan du kontakta Simon Hedberg på simon.hedberg@nordsinternational.com eller 070 496 37 78."

Sydkretsen
Henrik Lidman (henrik.lidman@befesa.com)
"Vid problem vid anslutning kan du kontakta Henrik Lidman på ..."

Inspelningar

De flesta digitala evenemang spelas in om föreläsare tillåter det, och medlemmarna kommer åt inspelningarna med följande uppgifter:
https://www.bergsmannaforeningen.se/filmer
Lösenord: SBFfilmer

Det finns en lista sparad under evenemang där vi fyller i om det spelats in eller inte (Kund informerar oss). skall ev läggas upp på hemsidan om en inte blivit inspelad så att vi slipper frågor.