Ny medlem från 1/10
Kalenderår. Ny medlem före 1 okt betalar årsavgift för innevarande år och faktureras löpande mellan årsavisering och 1 oktober. Årsavisering sker efter årsstämman i mars/april.

Obs! Kund har 2 olika välkomstbrev beroende om om avisering är gjord eller inte. Viktigt att ändra texten i välkomstbrevet om att avi skickas inom kort till att avi skickas efter att årsmötet varit. Lättast är att återanvända mejl från året innan.

Två gånger i månaden går vi igenom medlemsansökningar: utom inför konferensen då vi går igenom flera gånger i veckan och ibland dagligen. Dessa ligger som uppgifter i outlook.

RUTIN ORDINARIE- SAMT STÖDJANDE MEDLEMMAR
Sök på ej medlem med avgift 01. Medlemsavgift - Ny medlem samt 02. Stödjande medlem - Ny medlem
Kravet för att få bli medlem är att man jobbar på en offentligt upphandlande företag. Kommun, stat, region mm är alla godkända, men privata företag kan vi behöver fråga medlemmen om och hur dom jobbar med offentlig upphandling. Om osäker, fråga Stefan Gudasec. Kolla även om medlemmar från företaget redan finns.  

Om godkänd:

• Ändra status till aktiv.
• Avgifter kommer in korrekt nu. Mellan årsavisering och 1/10 så skall medlemmen debiteras och löpande avgifter kan ligga kvar. Tänk dock på att inte ta bort dessa i detta läge då avgift är bra för att mejla ut välkomstmejl.  Obs! Länder utanför EU ska ej ha moms! Dessa ska ha avg 09 och 19 istället. 
• Kontrollera att kategori – medlemstyp – stämmer. Medlemmen har fyllt i detta själv Stödjane medlemmar är privatbolag. Vid osäkerhet: googla på arbetsgivaren, alternativt se vad andra medlemmar med samma arbetsgivare har för val på kategorin. Sist kolla med Stefan. 
• Kontrollera att adresser är korrekt skrivna och koppla på e-faktura om det går. 
• Sök sedan igen på avgift 01. Medlemsavgift - Ny medlem samt 02. Stödjande medlem - Ny medlem. Ta  endast aktiva och skicka välkomstbrev till dessa. Mall finns i e-postloggen. Olika brev efter 1 oktober-tom årsmötet och årsmötet - 1 okt. 
• Om mellan 1 oktober och årsavisering, ta bort avgift ny medlem från alla nya, godkända. Om det är många så kan denna avgift rensas i primus, men då behöver du kolla att ingen ny medlem hunnit inkomma som förlorat sin avgift. 

Om ej godkänd av oss (dvs. vi hittar ingen koppling till offentlig upphandling):

• Ladda ner excelfil med ansökningarna. 
• Spara i kdata – SOI – Nya Medlemmar – 20XX – ”20XXXXXX Nya Medlemmar”.
• Mejla filen till stefan.gudasic@regionstockholm.se  via WeTransfer.
• Stefan avgör om godkänd/icke-godkänd/komplettering behövs. I så fall kontakta medlemmen och fråga. 

Om någon helt får avslag och inte ens kan bli stödmedlem skicka mejl till dessa med texten nedan.
"Tyvärr kan du ej bli medlem i SOI men du får gärna som leverantör stötta föreningen genom att vara med som utställare på årskonferensen och/eller delta som deltagare."

RUTIN STUDERANDE
Sök på ej medlem med avgift 05. Studerande - Ny medlem

Om godkänd:

• Ändra status till aktiv.
• Avgift: Låt avgift "ny medlem" stå kvar om årsaviseringen har gått ut (april-maj?) fram till brytdatumet 1 oktober. Från 1 okt tom årsaviseringen nästa år ska ny medlem tas bort. Kan vara bra att ha avgiften kvar tills välkomstmejlet skickats ut för att lättare mejla flera, sen ta bort det.      Ingen serviceavgift. 
• Kontrollera att medlem har kategori – medlemstyp – Studerande.
• Kolla fält för utbildning. Kravet är att de ska gå på någon utbildning i inköp- och upphandling. Se utbildningar på andra studenter eller fråga Stefan. Om medlemmen skrivit skola under företag så ta bort detta och ev lägg under utbildning.
• Kontrollera att adress ser ok ut. Och om medlemmen skrivit något i noteringsfältet. 
• Sök sedan igen på avgift 05. Studerande - ny medlem. Få fram endast aktiva och skicka välkomstbrev till dessa. Mall finns i e-postloggen. Observera att det är olika mejl beroende på när detta är. 
• Ta sedan bort avgift 05. Studerande - ny medlem från alla nya, godkända om mellan 1 oktober och årsaviseringen. 

Om osäker på utbildning, mejla Stefan. 

FYI: Privat bolag = stödjande medlem.
Kravet för stödjande medlem är följande:
Till stödjande medlem kan väljas person som av särskilda skäl, som styrelsen bedömer, gagnar den offentliga upphandlingen och/eller inköpsprocessen.

*Stödjande medlemskap
Till stödjande medlemmar tillhör Hedersmedlemmar, Privatbolag och studenter. Dessa har *INTE* rösträtt och skall inte finnas på röstlängder men får vara med. 

Utländska medlemmar
Inget som är reglerat i stadgarna. Fråga Stefan.  

Ändring av arbetsgivare
Medlemskapet i SOI är personligt och ny medlemsansökan behövs inte om man byter arbetsgivare, under förutsättning att man uppfyller kriterierna för medlemskap vilket är att man fortfarande jobbar med offentlig upphandling.

Uppdelad medlemskap
När arbetsgivaren inte vill betala medlemsavgiften så kan man dela upp avgiften mellan företag och medlem.

• Medlemmen skall ligga som ej medlem och med avgiften "03. Medlemsavgift Privat". Aviadressen skall vara privat adress.
• Gör sedan en kopia på medlemmen som du lägger som aktiv och med avgifterna "08b. Serviceavgift (uppdelad)". Adressen på denna skall enbart vara till företaget, ej privat adress. Koppla sedan privata medlemskapet som associerad. 

Måste Medlemskapet vara personligt?
Fråga som inkom:
Om man ansöker om medlemskap hos er, måste medlemskapet vara personligt? Alltså kan Statistiska centralbyrån vara medlem hos er?

Svar: Ja det är personligt medlemskap.
Svar från SOI:s hemsida: Utdrag ur SOI:s stadgar:

Till medlem kan inväljas person anställd inom en upphandlande myndighet/enhet och som helt eller delvis arbetar med upphandling och/eller inköpsprocessen.

Till stödjande medlem kan väljas person som av särskilda skäl, som styrelsen bedömer, gagnar den offentliga upphandlingen och/eller inköpsprocessen.

Beslut att avslå medlemsansökan skall fattas av styrelsen. I beslutet skall skälen redovisas.

En befintlig medlem får ej tas bort och ersättas av någon annan på samma arbetsplats.
Man måste ansöka om medlemskap. Styrelsen måste godkänna om man får bli medlem eller ej.
Nya medlemmar måste anmäla sig via hemsidan för att gå igenom en enkel godkännandeprocess.
Anmälan görs via https://forening.foreningshuset.se/SOI/blimedlem 

Jag jobbar som leverantör/anbudsläggare och ser en stor vinning i ett medlemskap i SOI. Kan jag bli medlem?
- Nej, leverantörer får inte vara medlem i föreningen.