Kontaktperson: Orförande. Skicka alltid korrektur tills allt är rätt. Dom har en tendens att göra många sena ändringar.

Föreningen har blivit striktare med antalet utskick till medlemmarna, och mer information skall gå via månadsutskicket.

Observera att uppgifterna i Outlook hamnar fel beroende på hur veckorna infaller. Dessa behöver kontrolleras i början av varje månad.

PÅMINNELSE
Ett påminnelseutskick går ut på fredagen veckan innan till alla aktiva medlemmar där medlemmar uppmanas att skicka in material till utskicket till spaf@foreningshuset.se senast tisdagen dagen innan utskick. Glöm inte att ändra datumet i mejltexten. I övrigt är den neutral.

INKOMNA MEJL
Alla inkomna mejl till utskicket samt alla nyhetsbrev som rör branschen markeras med taggen "Nyhetsbrev" och läggs på vänt tills utskicksdagen. Om osäker vilken dag, sätt sista onsdagen i månaden. Glöm inte att kolla datum på inbjudan så att det inte hinner förfalla innan nyhetsbrevet går ut, då behöver vi skicka den till ordförande och sedan klarmarkera. Om du vet att föreningen har fått flera utskick av samma sak och ordförande redan fått den så kan du klarmarkera direkt (t.ex PCC)

Utskicket görs sista onsdagen i månaden till alla medlemmar med e-postadress samt till gäster. 

SKAPA NYHETSBREVET
Vi skapar utskicket genom att öppna förra månadens utskick och byter ut datumet i ämnesraden samt ordförandebrevet som vi fått från ordförande. Den skall klistras in överst i mejlet, och länkar skall läggas in där det är skrivit här (kund missar detta ibland, så bra att läsa igenom. Kan också behöver justeras formuleringar från "Bifogat" till "här"). Fr.o.m. april 2025 lägger vi inte längre in ordförandebrevet som en bilaga också.

En del utskick återkommer, så du kan börja med att flytta ner alla gamla rubriker så kan vi hämta om det skulle behövas. Därefter kan du kolla alla mejl markerade med taggen "Nyhetsbrev" som ligger som väntar. Kolla även väntande mejl för säkerhets skull. 

1. "Meddelanden" och "Rum sökes eller finnes" återkommer från månad till månad, men inte nödvändigtvis i varje utskick. Du kan hämta en fil från tidigare utskick och ta bort innehållet men behålla mallen. Görs bara om det kommit in meddelanden eller frågor om rum. Se längre ner i texten. Dom ligger högst upp i listan av länkar i den ordningen.
2. Hantera mejlen en efter en genom att göra följande:
   Skriv en egen rubrik. Ibland finns det i ämnesraden på mejlet, ibland så ger medlemmarna förslag, annars får man titta på underlaget och ev försöka hitta på något.
3. Avsluta rubriken med ", länk."

Klarmarkea mejlen alt eftersom du laddat upp dem i filhanteraren och lagt in i mejlet. Utgå från tidigare upplägg. Ibland kan det vara svårt att komma på en bra rubrik. 

Många mejl kommer som nyhetsbrev. Dessa kan hanteras genom att: 1. Kolla om det finns en lämplig länk som du kan länka till direkt eller 2. Klipp in texten i en wordfil och spara som PDF. Ta bort info om unsubscribe mm

Tänk på att inte använda Å Ä Ö i filnamnet. 

Meddelanden från medlemmar, så som köpes/säljes/bytes eller ändring av mejl m.m. läggs med rubrik "Meddelanden" som ligger som rubrik 1.

Rum sökes/finnes skall ligga som rubrik 2 efter meddelanden. Denna är ny för mars 2023 och innehåller meddelande om mottagningsrum. 

När alla mejlen har lagts in så ta bort gamla rubriker och mejla till ordförande för korrektur. När ordförande är nöjd så skickar vi ut till följande listor:
Alla aktiva medlemmar med epost
Gäster

KALLELSE STÄMMA

Kallelse mejlas till alla utom gäster och hedersmedlemmar.

Kandidater, postseminarister, senioranalytiker, hedersmedlemmar och gäster är inte röstberättigade. 

Det brukar gå ut 2 kallelser - en generell kallelse med dagordning och en kallelse med jääättemånga bilagor för olika rapporter närmare inpå. Rapporterna kommer oftast med förkortning, så där behöver man kanske öppna och kolla om man är osäker. 

Tänk på att föredragslistan kan skilja något från år till år. Den kopieras inte rakt av heller, då den endast tar upp bilagor till dom olika punkterna. Fråga Ordförande om osäker.