INBETALNINGAR: Gamla kontot

1. Tidigare kunde vi själva ta fram dessa, men efter Nordea eRedovisning upphörde kan vi inte längre göra detta själva. Nu får vi dessa från Ulrika.

2.  Leta upp medlemmeni registret. 

• Avskriv skuld under ekonomi.
• Ändra slutdatum.
• Sätt kategori "Skicka märke (Veckorutin)" baserat på deras medlemstyp.
• Kolla om adressen stämmer.

3.    Registrera följande kategorier:

• Kort finns hos Kansli (kategori) ska tas bort om du skickar ut kort. Kort ligger i ICOM lådan ovanför packbordet. Sätt märket upptill på höger sida.

DISTRIBUTION VECKORUTIN
Se uppgift om detta.

Ta betalt:
61111 Startkostnad
60161 Utskick årsmärke = Antal brev vi skickar ut inte antal märken. (Brev ingår i denna)
71011 FH. Kuvert C5.
63011 Porto 1:a klass 50g
63511 Porto utland 50g

Reklamation och beställning av kort
Om en medlem hör av sig och vill beställa/reklamera ett nytt kort så gör du följande:
1. Skriv notering om medlemmen beställt kort, och ta även med om även märke ska skickas.
2. Sätt kategori "Kort finns hos kansliet….". Välj "Beställning kort" eller "Beställning kort + märke"
3. Öppna vecko-uppgiften "ICOM, nytt kort och avslutade medlemmar" och skriv in under "Ny beställning kort:"; "Medlemsnummer - Namn (medlemskap), X cards". Se tidigare beställningar. Det tar några veckor innan vi får kortet till oss vilket kan vara bra att meddela medlemmen. 

Obs! Om en medlem ändrar från studentmedlemskap till något annat så behöver vi beställa ett nytt kort då det står student på kortet. Skriv en notering om detta i uppgiften (se punk 3) samt ändra även medlemskap i IRIS, annars riskerar vi att få ett studentkort igen. 

Beställning kort
Varje fredag mejlar vi till Beñat Iturralde  listan med alla kortbeställningar från uppgiften . Ignorera dom övriga punkterna, dom skickas vid årsskiftet, men vill slippa flera uppgifter. När listan är skickad så flytta ner den några rader och skapa ett sträck och skriv datum för beställning.

När vi fått korten från Beñat så kan vi stryka över texten i uppgiften "ICOM, nytt kort och avslutade medlemmar". Gå in på respektive medlem. 

• Om medlemmen betalat och ska bara få ett nytt kort, så kan vi posta den direkt. Skriv en notering om att kortet skickats och ta bort kategorin "Kort finns hos kansliet…". Om märke skickas, fyll även i "Årsmärke - skickat datum"
• Om medlem inte betalat, ändra kategori till "Kort finns hos kansliet" till att kort finns hos oss. Denna fångas sedan upp i rutinen för inbetalningar. 

Rek. brev
Internationella ICOM vill att vi skall skicka kort och märken med rekommenderat, men Lovisa har bekräftat att vi inte ska göra det. Endast vanliga brev.