Reklamation endast märke
Om en medlem reklamerar ett märke gör du enl följande (finns 2 sätt):

1. Gör en tydlig notering om beställning av nytt årsmärke. Skriv in datum för tidigare utskickat märke. 
2. Ta bort datum under "Årsmärke - skickat datum" och fyller i kategori "Utskick årsmärke (veckorutin)" så går märket ut vid nästa produktion. 

Obs! Om du skall skicka märket direkt så behöver du inte fylla i kategorin för veckorutin, utan då fyller du i dagens datum bara efter att ha flyttat ut gamla datumet till noteringsfältet. Kategori för antal extra märken behöver du fortfarande registrera. Ta betalt enl nedan. 

Reklamation kort
Om en medlem reklamerar ett kort gör du enl följande:

1. Gör en tydlig notering om beställningen på medlemmen. Ta även med antal. Fråga och notera om dom även skall ha årsmärke. 
2. Sätt kategori "Kort finns hos Kansli" med valet "Beställt …". 
3. Gå in under uppgifter under medlem och leta upp uppgiften "ICOM skicka kort" som kommer varje vecka. Skriv in beställningen enl följande: "Medlemsnummer - Namn/Institutionsnamn (typ av medlemskap), antal kort. Se tidigare beställningar. 
4. Cecilia kontaktar Beñat varje vecka med nya beställningar. Tar normalt 2 veckor att få dem. När nya korten kommer går vi in på respektive medlem och registrerat enl följande: 
5. Kolla om medlemmen har betalat.
   5a. Om medlemmen ej betalat sätter du "Kort finns hos kansli" på att kort finns… och gör en notering om att den ankommit samt antal. Om fler kort, sätt ihop dem med snodd.
   5b. Om medlemmen betalat så printar du en etikett och noterar att den kommit och att du skickar den.
6. Ligger ett brev i deras låda i lagret. Om det är slut så ligger det i kdata under skickat. 
7. Ta betalt enl nedan. 

Vid utskick av kort och/eller årsmärke ta betalt:
61111 Startkostnad
60161 Utskick årsmärke = Antal brev vi skickar ut inte antal märken. (Brev ingår i denna)
71011 FH. Kuvert C5.
63011 Porto 1:a klass 50g
63511 Porto utland 50g

Avslut medlemskap
Fråga om medlemmen vill pausa medlemskapet (inaktivering) ett år eller avsluta helt. Vid avslut lägg medlem som borttagen.

Inaktiv medlem som betalat
Om en inaktiv medlem betalat så kan vi aktivera på denne. Kolla att personen har slutdatum + kategorival för "Skicka märke (veckorutin)". Kolla om personen har något under kategori "Kort finns hos kansliet".

Obetalda medlemmar
Fakturerade, obetalda medlemmar skall inaktiveras för aktuell period. Aktiveras på igen för nästa period då dom kan välja att pausa sitt medlemskap. Nästa period börjar 1 oktober som är deras brytdatum. Inga medlemmar tas bort om dom inte aktivt ber om att bli borttagna, endast tillfälligt "pausas" vilket också är uttrycket vi bör använda till styrelsen. 

Årsredovisning märken
Efter oktober så skall vi göra en årsredovisning mot internationella ICOM där dom vill ha information gällande hur många märken som skickats samt inkomna betalningar. Sen får vi nya märken. Därför viktigt att fylla i när vi skickar märken samt antal. Dom hör av sig när det är dags. Det ligger en mall i kdata som vi fyller i. Obs! Glöm inte att räkna om antal märken utifrån institutionerna som alltid har +2 märken. Inst 1 har 3 osv.

Nya medlemmar
Nya medlemmar hanteras i samband med styrelsemöten ca 1 ggr/månad. Se separat avsnitt för detta. Sommaruppehåll juni-augusti.

Aktivitet/belastning
Störst aktivitet mellan okt-feb pga betalningar som inkommer under denna period. Manuell registrering. Se separat avsnitt för detta.

Dubbla register, IRIS
Kunden har 2 register, vårt och IRIS. All data som registreras i vårt register måste även läggas in i IRIS. Vi får göra en stor uppdatering när vi är i fas, sen måste vi vara skärpta. Tills dess räcker det med vårt register.