OBS! Använd ej listan "Inbetalningar" under rapporter då det finns fel i den. Använd istället alla aktiva och utgå från slutdatum. Kolla gärna senaste filen för att se hur den ser ut.

Vi skickar lista till kassör Karl Lysén och till Ana-Georgia.SAGUM@icom.museum på internationella ICOM. Amanda kan dock inte registrera inbetalningarna utan överföringen från Karl. 

1. Ladda ner filen "Alla aktiva" under rapporter. 

2. Ta bort all data utom följande:
- Medlemsnummer
- Namn, förnamn, företag
- Slutdatum (Ta bort alla som har fel slutdatum)
- Avgifter
- Mejladresser

3. Sortera alla avgifter en efter och och ändra alla med "1" till "Student", "Retired", "Regular" eller "Institution 1-6". 

4. Sortera filen och klistra in alla avgifter i samma kolumn så att alla avgifter ligger sorterade direkt efter varandra i denna ordning: "Student", "Retired", "Regular" eller "Institution 1-6". . Högst upp ska alla inst 1 ligga och längst ner ska alla studenter ligga. 

5. Gå in i kdata under produktion och mall. Öppna filen "2022 Paid-up members ICOM Sweden 2022" och se till att den är ren. 

6. För in alla uppgifter och avgifterna får du föra in en efter en efter varandra. 

7. När filen är klar och det kan finnas inbetalningar från andra perioder som också behöver registreras så behöver du söka fram dessa under rapporten "Inbetalningar". Sök på "Periodnamn" på "Medlemskap 202X". Obs! Filen är inte alls pålitligt. Dom som du får upp kanske har avskrivits etc, så kolla mot registret. 

8. Spara och skicka till internationella ICOM (Ana-Georgia.SAGUM@icom.museum) och kassör (Karl) som betalar in till internationella ICOM per medlem.

Hur man sorterar ut medlemmar som redan rapporterats tidigare på året (testa om den fungerar och det var rätt antecknat, annars fråga Clara)
1. Öppna båda filerna i excel
2. Skapa ett tomt blad i en av filerna
3. Sortera medlemsnummer i båda filerna
4. Klistra in båda kolumnerna brevid varandra
5. Tryck på start och välj villkorsstyrd formatering - regler för cellmarkering - Dubblettvärden
6. Välj förinställd duplicerade och fyllning ljusröd fyllning med mörkröd text - Ok.
7. Filtrera kolumnerna och sedan sortera kolumnen med dom nya medlemsnummer med färg - ingen fyllning. Som ska vara högst upp.
8. Klipp ut dom utan fyllning och lägg i en ny kolumn bevid ursprungskolumnen nya filen.
9. Sortera igen på färg och ingen fyllning.
10. Ta bort dem som saknar fyllning.

Problem: Efter att första listan för ett år är skickat så går det inte att urskilja nytillkomna med rätt slutdatum om man inte är duktig på att använda excel? Filen "Inbetalningar innehåller också flera rader för samma medlem och visar heller inte hela sanningen. Helt opålitlig. 

Meddelande till ny kassör från avgående kassör om rutin
Hej Kristina, här kommer en beskrivning av hur vi gör med betalning till Paris. Här finns instruktioner om hur betalningen skall ske samt eventuella höjningar av avgiften till Paris.

Detta mail kommer i slutet av året innan det som avses, se nedan och bilagor. Betalningen skall normalt ske i april enligt instruktionen. Det är ordföranden och sekreteraren som får mailet och vidarebefordrar till kassören.
Våra medlemsavgifter för året kan betalas från 1 oktober året innan, och nu när vi har faktureringsrutiner har de allra flesta betalningarna kommit in i mars. Föreningshuset skickar också påminnelser och uppdaterar listor etc.
Du behöver inte bry dig om excellfilerna, dessa tar Föreningshuset hand om.
• Vidarebefordra mailet till Föreningshuset.
• Föreningshuset tar fram en lista över betalade medlemmar för det aktuella året och skickar denna till Paris.
• Kassören får en sammanställning av de olika medlemskategorierna. (Jag har gjort ett malldokument för att underlätta betalningen, bilagan MALL PARIS. Den har jag lagt i Hippooly.)
• OBS! Kolla om det skett höjningar av taxorna till Paris medan du fyller i!
• Betala till Paris, gör en PDF av sammanställningen och skicka till Föreningshuset och meddela att betalningen är på G.
•    Föreningshuset meddelar Paris och skickar kompletta listor över betalade medlemmar.