Medlemsansökningar
NY MEDLEM (LEADS)
Obs! Styrelsen gör uppehåll under sommaren och hanterar inte nya medlemmar då. Kontoret i Paris har också haft problem under 2024-2026 att registrera nya medlemmar och skicka kort.
Institutionella medlemsansökningar har tidigare och kommer fortfarande ibland in som blanketter. Dessa skall sparas i kdata under nya medlemmar men också registreras manuellt direkt i registret och IRIS.
Godkända medlemmar:
Alla nya medlemmar hanteras först i IRIS innan vi registrerar in dem vårt register. Tidsregistrera IRIS som föreningsadministration och ta betalt.
När styrelsen haft sitt möte så meddelar oss när dom är klara. Hanterade ansökningar ligger under "Leads" lista "5-Validated leads by Committee". Dom kontaktar medlemmar som behöver komplettera eller som får avslag (ibland ber dom oss), men om vi noterar att styrelsen missat på någon medlem som dom godkänt så kan vi själva hantera genom att kontakta medlemmen och be om komplettering. Då sätter vi ansökan som rejected i väntan på komplettering.
Det finns en lista som heter 4 - Leads men gamla, redan godkända leads ligger kvar där så Paris har ordnat med denna nya rutin istället (lista 5).
Obs! Om någon medlem inte har fyllt i ordentligt under yrkestitel eller typ av examen men har slunkit igenom ändå, då skall vi kontakta kund eller medlemmen om en komplettering. Om medlemmen hunnits skapas upp, kryssa ur "Create the client portal" och sätt medlemmen som inaktiv. I registret sätter du medlemmen som borttagen med följande notering "Godkänd av styrelsen, men behöver komplettera XXXX. Avslutar i väntan på komplettering, men vi kan sedan aktivera på medlemmen när denne hör av sig och fullfölja processen.
I Iris sätter du medlemmen från "Validated" till "rejected".
- Klicka på medlem.
- Kryssa ur rutan "Validated by the committee" som styrelsen godkänner med.
- Klicka på create membership överst på medlemssidan.
- Under sektionen "institution", kollar du om det går att koppla automatiskt genom att klicka på "-Identical institutions-".
Om du inte får träff, kolla "Search an existing institution". Annars behöver du skapa en ny. Skapa en ny profil genom att klicka i "Create a new institution." - Klicka på "Handle Contact".
- Under sektionen "Contact", kollar du om det går att koppla automatiskt genom att klicka på "-Identical contacts-".
Om du inte får träff, kolla "Search an existing contact". Om du får träff, välj i så fall "Replace existing information". Annars behöver du skapa en ny profil genom att klicka i "Create a new Contact." - Klicka på "convert".
Sidan som följer därefter är New adhesion creation
Klicka på "Create the payment with a null amount", klicka därefter på "Save"
Därefter kommer du in på den nyskapade profilen och behöver du göra följande på samtliga nya medlemmar:
Klicka på Edit, eller dubbelklicka i det fält du vill ändra. - General information - Kryssa i "Create the client portal" samt kryssa i "Subscription to the newsletter".
- Member - lägg till kön under "Gender".
- Se till att +46 står istället för 0 på telefonnummer.
Klicka på Save.Sedan ska medlemmen registreras i vårt system:
Alla nya medlemmar hanteras först i IRIS innan vi registrerar in dem vårt register. Tidsregistrera registreringen i vårt system som medlemsadministration och ta betalt. - För över följande information på ny medlem:
- Spara medlemsnumret från IRIS. Mycket viktigt!
- För- och efternamn
- Personnummer
- Postadress privat. Obs, kolla längre ner på sidan om medlemmen önskar bli kontaktad på privat eller jobbadress, telefon och mejl. Registrera rätt i medlemssystemet.
- Telefonnummer ink +46
- Notering "202XXXXX Godkänd av styrelsen i IRIS"
- E-postadress/e-postadresser. Om dom valt t.ex. att bli kontaktad på privat så sätter du den överst. Strunta i den andra.
- Löpande och icke löpande "Ny medlem" -avgift motsvarande medlemstypen.
- Kategorier "Kort finns hos kansliet" lägger du till "Beställt kort".
Om medlemmen har varit medlem tidigare behöver du göra följande: - Kolla att medlemskapet är aktivt, annars aktivera på det.
- När du skapade medlemmen från leads så skapades det i en ny flik i webbläsaren- dra över den gamla fliken med leads - information och kontrollera att alla uppgifter är uppdaterade och stämmer. Detta uppdateras inte som det ska trots att man väljer att det ska ersättas.
Obs! Om en ansökan inte blir godkänd, läs här: https://foreningshusetintern.kb.kundo.se/guide/medlemsansokningar-ej-godkand?category=svenska-icom - Välkomstmejl: Efter 1 oktober får alla nya medlemmar medlemskap för nästkommande år. Innevarande år ingår inte. Mellan 1 oktober och 31 december så använd välkomstmejl med extra text om att dom måste höra av sig om dom vill ha medlemskap för innevarande år. Jag har döpt den till "Tack för din ansökan om medlemskap i Svenska ICOM 202x (innevarande år)." Ta bort parentes. Kolla att datumen stämmer.
Beställning kort
15. Skicka en lista på nya kort till vår kontaktperson på internationella ICOM för att få kort. Skicka till både membership och Tito (2026). Mall för korten finns sparat under produktion. Olika mallar för individuella och organisationsmedlemskap. Korten får du fram genom rapporten "Alla aktiva".
Läs mer här: https://foreningshusetintern.kb.kundo.se/guide/rutinbeskrivningar-reklamationer-arendehantering?category=svenska-icom#Reklamation_kortellerkortrsmrke
Fakturering
16. Om rutinen rullar på med korten, och Paris inte lider av stora förseningar så kan vi fakturera de nya medlemmarna direkt. Om stora förseningar så inväntar vi korten innan vi fakturerar.
Om medlemmar hör av sig och vill betala trots förseningar så kan vi fakturera individuella medlemmar.
Om medlemskapet är efter 1 oktober så faktureras vi för nästa år, men om någon vill ha medlemskap för innevarande år så måste vi fakturera detta separat direkt i särskild körning. Välj medlemsnummer under filter.
Hantering kort
Kontaktpersonen skickar korten när dom är klara, det tar normalt 2-3 veckor, men längre under pandemin och semester och problemperioder så som 2024-2026 VT (flyter på nu 2026-06-03). Dessa förvarar vi hos oss tills inbetalningarna har kommit.
När nya korten kommer går vi in på respektive medlem och registrerar enl följande:
Kolla om medlemmen har betalat.
- Om medlemmen ej betalat sätter du "Kort finns hos kansli" på kategorin med samma namn och gör en notering om att den ankommit samt antal. Om fler kort, sätt ihop dem med snodd. Förvaras i vita asken bland ICOMs material.
- Om medlemmen betalat så printar du en etikett och noterar att den kommit och att du skickar den. Kontrollera ifall kategori "Skicka märke (veckorutin)" finns på medlemmen. Då skickas den istället under veckorutin. Registrera enl ovan istället.
Om du skickar kort och märke manuellt så fyller du i datum för utskicket om det sker utanför veckorutin.
Ibland om medlemmen redan betalt och fått sitt märke så kan kan kort skickas ut direkt, men vi bör stämma av korten i samband med veckokörningen, se distribution. Breven ligger under utskick - välkomstbrev samt under veckorutin. Det finns även printat i deras låda på lagret i kort-skåpet
Se avsnitt i Reklamationer kort och årsmärken i FAQ för distribution.
Manuell registrering av ny medlem i IRIS
Se info här.