NY MEDLEM (Ny rutin 2025-08 - Ny medlem via IRIS sk "LEADS")

Obs! Styrelsen gör uppehåll under sommaren och hanterar inte nya medlemmar då. Kontoret i Paris har också haft problem under 2024-2025 att registrera nya medlemmar och skicka kort.

Studenter som tidigare skickat in intyg på sina utbildningar har vi sparat vi i kdata under "Nya medlemmar" - "Inkomna ansökningar". Dock kan dom nu bifoga direkt med sin ansökan. 

Individuella medlemsansökningar har tidigare och kommer fortfarande ibland in som blanketter. Dessa skall sparas i kdata under nya medlemmar men också registreras manuellt direkt i registret. 

Ta fram lista för nya medlemmar:

När styrelsen haft sitt möte så meddelar oss när dom är klara. Hanterade ansökningar ligger under "Leads" lista "4-Validated". Dom kontaktar medlemmar som behöver komplettera eller som får avslag.
Gamla, redan godkända leads ligger kvar, så du behöver sortera listan. (väntar på instruktioner från Paris)

1. Klicka på medlem.
2. Klicka på create membership överst på medlemssidan.
3. Under sektionen "institution", kollar du om det går att koppla automatiskt genom att klicka på "-Identical institutions-". Om du inte får träff, kolla "Search an existing institution". Annars behöver du skapa en ny.
4. Klicka på "Handle Contact".

5. Under sektionen "Contact", kollar du om det går att koppla automatiskt genom att klicka på "-Identical contacts-". Om du inte får träff, kolla "Search an existing contact". Välj i så fal "Replace existing information". Annars behöver du skapa en ny profil genom att klicka i "Create a new Contact.
6. Klicka på convert.

När du kommer in på den nyskapade profilen så behöver du göra följande på samtliga nya medlemmar:
7. General information - Kryssa i "Create the client portal" samt kryssa i "Subscription to the newsletter".
8. Member - lägg till kön under "Gender". Kryssa i "Wishes to renew its membership". Paris vet inte vad denna knapp gör, men jag gör det för säkerhets skull eftersom dom inte vill eller kan svara.
9. Se till att +46 står istället för 0 på telefonnummer.
10. För över följande information på ny medlem i vårt system:
- För- och efternamn
- Personnummer
- Postadress privat
- Telefonnummer ink +46
- Notering "Godkänd av styrelsen"
- E-postadress/e-postadresser. Om dom valt t.ex. att bli kontaktad på privat så sätter du den överst.
- Löpande och icke löpande "Ny medlem"savgift motsvarande medlemstypen.
- Fält "namn på institution..." och "Yrkestitel" alt "Namn på universitet eller skola" samt "Examensnivå och inriktning" om det är en student.
- Kategorier "Kort finns hos kansliet" lägger du till "Beställt kort", "Godkännande avtal" samt kön.
- Spara och sen uppdaterar du medlemsnumret från det från IRIS. Mycket viktigt!

Om medlemmen har varit medlem tidigare behöver du göra följande:
11. Kolla att medlemskapet är aktivt, annars aktivera på det.
12. När du skapade medlemmen från leads så skapades det i en ny flik i webbläsaren- dra över den gamla fliken med leads - information och kontrollera att alla uppgifter är uppdaterade och stämmer. Detta uppdateras inte som det ska trots att man väljer att det ska ersättas.

Obs! Om någon medlem inte har fyllt i ordentligt under yrkestitel eller typ av examen men har slunkit igenom ändå, då skall vi kontakta medlemmen om en komplettering. Om medlemmen hunnits skapas upp, kryssa ur "Create the client portal" och sätt medlemmen som inaktiv. I registret sätter du medlemmen som borttagen med följande notering "Godkänd av styrelsen, men behöver komplettera XXXX. Avslutar i väntan på komplettering, men vi kan sedan aktivera på medlemmen när denne hör av sig och fullfölja processen.

Obs! Om en ansökan inte blir godkänd, se längre ner för rutin "Ej godkänd medlem". 

Mall: Efter 1 oktober får alla nya medlemmar medlemskap för nästkommande år. Innevarande år ingår inte. Mellan 1 oktober och 31 december så använd välkomstmejl med extra text om att dom måste höra av sig om dom vill ha medlemskap för innevarande år. Jag har döpt den till "Tack för din ansökan om medlemskap i Svenska ICOM 202x (innevarande år)." Ta bort parentes. Kolla att datumen stämmer.

13. Skicka en lista på medlemsnumren till vår kontaktperson på internationella ICOM för att få kort. Skicka till både membership och Tito (2025)

14.  Om rutinen rullar på med korten, och Paris inte lider av stora förseningar så kan vi fakturera de nya medlemmarna. Om stora förseningar så inväntar vi korten innan vi fakturerar.
Om medlemmar hör av sig och vill betala trots förseningar så kan vi fakturera individuella medlemmar.
Om medlemskapet är efter 1 oktober så faktureras vi för nästa år, men om någon vill ha medlemskap för innevarande år så måste vi fakturera detta separat direkt i särskild körning. Välj medlemsnummer under filter.

Kontaktpersonen skickar korten när dom är klara, det tar normalt 2 veckor, men längre under pandemin och semester och problemperioder så som  2024-2025. Dessa förvarar vi hos oss tills inbetalningarna har kommit.

När nya korten kommer går vi in på respektive medlem och registrerar enl följande:
Kolla om medlemmen har betalat.

• Om medlemmen ej betalat sätter du "Kort finns hos kansli" på kategorin med samma namn och gör en notering om att den ankommit samt antal. Om fler kort, sätt ihop dem med snodd. Förvaras i vita asken bland ICOMs material.
• Om medlemmen betalat så printar du en etikett och noterar att den kommit och att du skickar den. Kontrollera ifall katergori "Skicka märke (veckorutin)" finns på medlemmen. Då skickas den istället under veckorutin. Registrera enl ovan istället.
  Ibland om medlemmen redan betalt och fått sitt märke så kan kan kort skickas ut direkt, men vi bör stämma av korten i samband med veckokörningen, se distribution. Breven ligger under utskick - välkomstbrev samt under veckorutin. Det finns även printat i deras låda på lagret i kort-skåpet

Se avsnitt i Reklamationer kort och årsmärken i FAQ för distribution. 

Ej godkänd medlem

Om en ansökan inte blir godkänd så kontaktar styrelsen denna person och meddelar avslag eller om ansökan behöver kompletteras.
Vid avslag: Vi avslutar medlemmen med en notering om att hen ej blivit godkänd.
Vid komplettering: Vi avslutar medlemmen med en notering om att hen ej blivit godkänd och behöver komplettera. När komplettering inkommit så får vi mejl från kunden med dom nya uppgifterna. Vi uppdaterar ansökan och sätter den som ej medlem så kommer ansökan med på nästa styrelsemöte. Vi ska inte göra några "mellan hanteringar" utan försöka samla ihop. Ligger på sökandes ansvar. Notering om detta har lagts in i formuläret. Vi vill heller inte låta medlemmen ligga som aktiv även om det tekniskt sett är godkänt då det kan störa övriga rutiner.

AVSLUT MEDLEMSKAP

Medlemmar kan avslutas utan problem. Om vi har kort hos oss så ska vi klippa och slänga om medlemskapet är avslutat. Vi inaktiverar medlemmen i IRIS. Kund ska fråga om deras gallringsrutin som verkar vara obefintlig.

Om en arbetsgivare ligger som fakturamottagare på ett individuellt medlemskap och meddelar oss att medlemskapet skall avslutas så gör vi detta enl mejl från kund. Detta då medlemmarna behöver jobba inom museibranschen för att vara medlemmar. Dom kan återkomma till oss och uppdatera eller ansöka om nytt medlemskap.

PAUSA MEDLEMSKAP

Medlemmar kan pausa sitt medlemskap. Sätt avgift "Inaktivering vid årsskiftet (Och paus under 202X) så aktiveras dem på vid 1 oktober inför faktureringen. Om en medlem pausar väldigt många år så säger vi att vi avslutar och att dom får återkomma om återinträde.

ÅTERINTRÄDE

Det är inga problem för medlemmar att återinträda med ny arbetsgivare eller studier så länge dom uppfyller kravet för medlemskap, dvs att dom fortfarande har kopplingar till museibranschen.

Manuell registrering av ny medlem i IRIS

Lite kort info om registreringen: 

1. Klicka på Indivual member and contacts
2. Klicka på new individual member and contact
3. Registrera följande info:
   Member status = Active
   Member category = Still working/Retired/Student
   Create the client portal
   Membership country = SE
   Attached organization = ICOM SUÉDE
   Subscription to the newsletter
   Publication authorization
   Sharing with third parties
   Adherence to the ICOM Code of Ethics
   Non IRIS
   
   Gender
   Salutation Ms/Mr
   First name
   Last name
   Position (yrkestitel)
   Birtdate
   Wishes to renew its membership
   International committee (om någon saknas så kan den ha döpts om till något annat. Leta på beskrivning)
   International committees of interest (upp till 3 st. om någon saknas så kan den ha döpts om till något annat. Leta på beskrivning)
   
   Institution name (om det saknas, testa att söka på alternativa stavningar och engelska/Svenska. Om det inte finns, registrera ny icke medlem under "Institutions".
   
   Homeaddress är den vänstra spalten. Ersätt adress som kan dyka upp från institution. Strunta i business. Fakturaadress ska inte läggas in under företagsadress, endast om dom uppger företagets postadress vilket är svårt för oss att veta ibland.
   Lägg även privat mejladress och företagsmejlen på respektive kolumn under "Communicate"
4. Uppdatera medlemsnumren i medlemsregistret mot numren i IRIS och skriv i noteringsfältet "202XXXXX Nytt ICOM nummer från IRIS. XX/FH".