Ny medlem/Avslut/Återinträde
NY MEDLEM
Obs! Styrelsen gör uppehåll under sommaren och hanterar inte nya medlemmar då. Kontoret i Paris har också haft problem under 2024-2025 att registrera nya medlemmar och skicka kort.
Studenter som skickar in intyg på sina utbildningar sparat vi i kdata under "Nya medlemmar" - "Inkomna ansökningar". Dessa skickas sedan med listan till styrelsen.
Individuella medlemsansökningar har tidigare och kommer fortfarande ibland in som blanketter. Dessa skall sparas i kdata under nya medlemmar men också registreras manuellt direkt i registret. Institut kommer alltid in som blanketter som ska manuellt registreras (läst mer nedan under institutioner). Om du är osäker på fält och kategorier för medlem, se separat FAQ om detta. Viss information finns inte fält och kategorier för, det sparas endast i IRIS.
Ta fram lista för nya medlemmar:
1. Ta fram 2 st excelfiler på alla nya medlemmar från registret under rapporter - Nya medlemmar (fullständig) + (Styrelsen). Spara i kdata under Kdata - Dokument\K8105 Svenska ICOM\Nya medlemmar\Hanterade ansökningar/202X och datumet för styrelsemötet. Mejla den för styrelsen tillsammans med eventuella underlag från kdata - Nya medlemmar - Inkomna ansökningar som sparas om i nya mappen tillsammans med listorna. Skicka filerna till styrelsen (medlemsansvarig) via we transfer ca 3 dagar innan mötet (se uppgifter samt separat avsnitt i FAQ om datum).
Obs! Glöm inte att ta med eventuella institutsansökningsblanketter.
I styrelsen fil är endast följande kolumner synliga:
Medlemsnummer
Förnamn
Efternamn
Företag (institut)
Mejladress
Examensnivå
Hur du kom i kontakt med ICOM?
Namn på den institution eller museum du arbetar, eller senast arbetat på.
Namn på universitet eller skola
Yrkestitel
Medlemstyp
20250512 Obs! Kommer en ändring i denna rutin. Fram tills dess behöver vi klistra över kategorierna "intyg om pension" samt "utbildningsperiod". Ingen idé att uppdatera scriptet.
2. När styrelsen meddelat oss vilka som är godkända så kan vi gå in och aktivera på dom medlemmar som är godkända. Vi ska också skicka ett välkomstmejl till dessa. Det ligger som en mall. Kolla att det inte följer med någon ny obehandlad ansökan eller att någon ligger aktiv redan med avgift för ny medlem som blivit godkänd tidigare. Ingen faktura går ut just nu i detta steg och ingen veckorutin är inlagd på denna produktion för nya medlemmar.
Obs! Om en ansökan inte blir godkänd, se längre ner för rutin "Ej godkänd medlem".
Mall: Efter 1 oktober får alla nya medlemmar medlemskap för nästkommande år. Innevarande år ingår inte. Mellan 1 oktober och 31 december så använd välkomstmejl med extra text om att dom måste höra av sig om dom vill ha medlemskap för innevarande år. Jag har döpt den till "Tack för din ansökan om medlemskap i Svenska ICOM 202x (innevarande år)." Ta bort parentes. Kolla att datumen stämmer.
3. Nu ska vi registrera medlemmarna i IRIS. Tidigare skickade vi listor till Paris, men sen 2025 vill dom inte registrera längre, utan vi gör det själva. Kontouppgifter finns i separat avsnitt i FAQ.
4. Lite kort info om registreringen:
- Klicka på Indivual member and contacts
- Klicka på new individual member och contact
- Registrera följande info:
Member status = Active
Member category = Still working/Retired/Student
Create the client portal
Membership country = SE
Attached organization = ICOM SUÉDE
Subscription to the newsletter
Publication authorization
Sharing with third parties
Adherence to the ICOM Code of Ethics
Non IRIS
Gender
Salutation Ms/Mr
First name
Last name
Position (yrkestitel)
Birtdate
Wishes to renew its membership
International committee (om någon saknas så kan den ha döpts om till något annat. Leta på beskrivning)
International committees of interest (upp till 3 st. om någon saknas så kan den ha döpts om till något annat. Leta på beskrivning)
Institution name (om det saknas, testa att söka på alternativa stavningar och engelska/Svenska. Om det inte finns, registrera ny icke medlem under "Institutions".
Homeaddress är den vänstra spalten. Ersätt adress som kan dyka upp från institution. Strunta i business. Fakturaadress ska inte läggas in under företagsadress, endast om dom uppger företagets postadress vilket är svårt för oss att veta ibland.
Lägg även privat mejladress och företagsmejlen på respektive kolumn under "Communicate" - Uppdatera medlemsnumren i medlemsregistret mot numren i IRIS och skriv i noteringsfältet "202XXXXX Nytt ICOM nummer från IRIS. XX/FH".
4. Skicka en lista på medlemsnumren till vår kontaktperson på internationella ICOM för att få kort. Skicka till både membership och Tito (2025)
5. Om rutinen rullar på med korten, och Paris inte lider av stora förseningar så kan vi fakturera de nya medlemmarna. Om stora förseningar så inväntar vi korten innan vi fakturerar.
Om medlemmar hör av sig och vill betala trots förseningar så kan vi fakturera individuella medlemmar.
Om medlemskapet är efter 1 oktober så faktureras vi för nästa år, men om någon vill ha medlemskap för innevarande år så måste vi fakturera detta separat direkt i särskild körning. Välj medlemsnummer under filter.
6. Kontaktpersonen skickar korten när dom är klara, det tar normalt 2 veckor, men längre under pandemin och semester och problemperioder så som vinter/vår 2024-2025. Dessa förvarar vi hos oss tills inbetalningarna har kommit.
När nya korten kommer går vi in på respektive medlem och registrerar enl följande:
Kolla om medlemmen har betalat.
5a. Om medlemmen ej betalat sätter du "Kort finns hos kansli" på kategorin med samma namn och gör en notering om att den ankommit samt antal. Om fler kort, sätt ihop dem med snodd. Förvaras i vita asken bland ICOMs material.
5b. Om medlemmen betalat så printar du en etikett och noterar att den kommit och att du skickar den. Kontrollera ifall katergori "Skicka märke (veckorutin)" finns på medlemmen. Då skickas den istället under veckorutin. Registrera enl ovan istället.
Ibland om medlemmen redan betalt och fått sitt märke så kan kan kort skickas ut direkt, men vi bör stämma av korten i samband med veckokörningen, se distribution. Breven ligger under utskick - välkomstbrev samt under veckorutin. Det finns även printat i deras låda på lagreti kort-skåpet
Se avsnitt i Reklamationer kort och årsmärken i FAQ för distribution.
Ej godkänd medlem
Om en ansökan inte blir godkänd så kontaktar styrelsen denna person och meddelar avslag eller om ansökan behöver kompletteras.
Vid avslag: Vi avslutar medlemmen med en notering om att hen ej blivit godkänd.
Vid komplettering: Vi avslutar medlemmen med en notering om att hen ej blivit godkänd och behöver komplettera. När komplettering inkommit så får vi mejl från kunden med dom nya uppgifterna. Vi uppdaterar ansökan och sätter den som ej medlem så kommer ansökan med på nästa styrelsemöte. Vi ska inte göra några "mellan hanteringar" utan försöka samla ihop. Ligger på sökandes ansvar. Notering om detta har lagts in i formuläret. Vi vill heller inte låta medlemmen ligga som aktiv även om det tekniskt sett är godkänt då det kan störa övriga rutiner.
AVSLUT MEDLEMSKAP
Medlemmar kan avslutas utan problem. Om vi har kort hos oss så ska vi klippa och slänga om medlemskapet är avslutat. Vi inaktiverar medlemmen i IRIS. Kund ska fråga om deras gallringsrutin som verkar vara obefintlig.
Om en arbetsgivare ligger som fakturamottagare på ett individuellt medlemskap och meddelar oss att medlemskapet skall avslutas så gör vi detta enl mejl från kund. Detta då medlemmarna behöver jobba inom museibranschen för att vara medlemmar. Dom kan återkomma till oss och uppdatera eller ansöka om nytt medlemskap.
PAUSA MEDLEMSKAP
Medlemmar kan pausa sitt medlemskap. Sätt avgift "Inaktivering vid årsskiftet (Och paus under 202X) så aktiveras dem på vid 1 oktober inför faktureringen. Om en medlem pausar väldigt många år så säger vi att vi avslutar och att dom får återkomma om återinträde.
ÅTERINTRÄDE
Det är inga problem för medlemmar att återinträda med ny arbetsgivare eller studier så länge dom uppfyller kravet för medlemskap, dvs att dom fortfarande har kopplingar till museibranschen.