NY MEDLEM
Styrelsen gör uppehåll under sommaren och hanterar inte nya medlemmar då.

Studenter som skickar in intyg på sina utbildningar sparat vi i kdata under "Nya medlemmar" - "Inkomna ansökningar". Dessa skickas sedan med listan till styrelsen.

Individuella medlemsansökningar har tidigare och kommer fortfarande ibland in som blanketter. Dessa skall sparas i kdata under nya medlemmar men också registreras manuellt direkt i registret. Institut kommer alltid in som blanketter som ska manuellt registreras (läst mer nedan under institutioner). Om du är osäker på fält och kategorier för medlem, se separat FAQ om detta. 

Ta fram lista för nya medlemmar:
1. Ta fram 2 st excelfiler på alla nya medlemmar från registret under rapporter - Nya medlemmar (fullständig) + (Styrelsen). Spara i kdata under nya medlemmar. Mejla den för styrelsen tillsammans med eventuella underlag från kdata - Nya medlemmar - Inkomna ansökningar. Lägg sedan över inkomna ansökningar i "hanterade ansökningar" tillsammans med listorna. Skicka filerna till styrelsen (Helena) via we transfer ca 3 dagar innan mötet (se uppgifter samt separat avsnitt om datum).
Obs! Glöm inte att ta med eventuella institutsansökningsblanketter.

I styrelsen ful är endast följande kolumner synliga:
Medlemsnummer
Förnamn
Efternamn
Företag (institut)
Mejladress
Examensnivå
Hur du kom i kontakt med ICOM?
Namn på den institution eller museum du arbetar, eller senast arbetat på.
Namn på universitet eller skola
Yrkestitel
Medlemstyp

2. När styrelsen meddelat oss vilka som är godkända så kan vi gå in och aktivera på dom medlemmar som är godkända. Vi ska också skicka ett välkomstmejl till dessa. Det ligger som en mall. Kolla att det inte följer med någon ny obehandlad ansökan eller att någon ligger aktiv redan med avgift för ny medlem som blivit godkänd tidigare. Ingen faktura går ut just nu i detta steg och ingen veckorutin är inlagd på denna produktion.

Mall: Efter 1 oktober får alla nya medlemmar medlemskap för nästkommande år. Innevarande år ingår inte. Mellan 1 oktober och 31 december så använd välkomstmejl med extra text om att dom måste höra av sig om dom vill ha medlemskap för innevarande år. Jag har döpt den till "Tack för din ansökan om medlemskap i Svenska ICOM 202x (innevarande år)." Kolla att datumen stämmer.

3. Nu ska vi informera internationella ICOM. För över info från filen med nya medlemmar till en mall som vi skickar till kontaktperson (Saknas för tillfället). Mallen/Template ligger i mappen nya medlemmar. Se tidigare fil om du är osäker på dom olika fälten. Vi behöver endast registrera privat eller arbetsadress. Blanketten för institutionsmedlemskap behöver du öppna och föra över information då all information inte sparas hos oss. Institutionsmedlemskap registreras på flik 2, men spara dem i 2 separata filer då Internationella ICOM alltid glömmer bort dessa även om man informerar om dem.
Obs! Fakturaadress ska inte läggas in under företagsadress, endast om dom uppger företagets postadress.
Lägg även privat mejladress och företagsmejlen på respektive kolumn.

Tips: Nya filen vi fått är helt hopplös att jobba i. Förbered allt i ordinarie fil. Instruktioner till filen finns på första bladet. 
Personnummer behöver formateras om, men excel är smart. Klistra in i kolumnen bredvid och börja fylla i rätt kolumn. Efter några rader förstår Excel vad du gör och kommer föreslå konvertering. Du behöver dock ta bort 4 sista siffrorna. Du behöver inte skriva efternamn i versaler. Obs! Angivet format DD/MM/YYYY fungerar inte, så kör istället YYYY-MM-DD.
Mobilnummer skall vara i format +46 så om någon skall ändras så behöver du göra den cellen till allmän.
Medlemstyp sorterar du och istället för ettor skriver du i respektive medlemstyp och klistrar in i gemensam kolumn. Regular, Student och Retired.
Röda celler behöver formateras om, t.ex. Engelska behöver bli English och förkortningarna på kommittéer behöver tas bort förklaringar på.
National Committee är ICOM Suede (Drop-down meny men du kan skriva också).

Skicka en lista på namnen via we transfer till vår kontaktperson på internationella ICOM för att få kort och medlemsnummer till dessa.

4. Kontaktpersonen meddelar oss när de är upplagda samt deras nya ICOM nummer (medlemsnummer) som vi uppdaterar på medlemmarna i registret. När det är gjort kan vi fakturera nya medlemmarna. Kunden har beskrivit det som en dubbel godkännandeprocess, men om internationella ICOM endast hanterar detta eller faktiskt godkänner dem vet jag inte. Om medlemskapet är efter 1 oktober så faktureras vi för nästa år, men om någon vill ha medlemskap för innevarande år så måste vi fakturera detta separat direkt i särskild körning. Välj medlemsnummer så att det inte går ut till alla som ska ha nya avier.

5. Kontaktpersonen skickar korten när dom är klara, det tar normalt 2 veckor, men längre under pandemin och semester. Dessa förvarar vi hos oss tills inbetalningarna har kommit. Sätt kategori "kort finns hos kansli" på medlemmarna när vi fått korten. Gör en notering om det är fler och sätt ihop dem med snodd. Kolla fält för utskick som visar om medlemmen redan fått årsmärke eller inte. Ibland om medlemmen redan betalt och fått sitt märke så kan kan kort skickas ut direkt, men vi bör stämma av korten i samband med veckokörningen, se distribution. Breven ligger under utskick - välkomstbrev samt under veckorutin. Det finns även printat i deras låda på lagret ovanför packbordet. 

Se avsnitt i FAQ för distribution. 

INSTITUTIONSMEDLEMSKAP
Dessa skickas in som blanketter. Mycket av infon behöver vi inte, så det finns inte fält för det, utan man får utgå från blanketten när man fyller i mallen som skickas till internationella ICOM.

AVSLUT MEDLEMSKAP
Medlemmar kan avslutas utan problem. Om vi har kort hos oss så ska vi klippa och slänga om medlemskapet är avslutat. Behöver inte göra något med IRIS för inaktiverade. Kund ska fråga om deras gallringsrutin.

Om en arbetsgivare ligger som fakturamottagare på ett individuellt medlemskap och meddelar oss att medlemskapet skall avslutas så gör vi detta enl mejl från Kajsa. Detta då medlemmarna behöver jobba inom museibranschen för att vara medlemmar. Dom kan återkomma till oss och uppdatera eller ansöka om nytt medlemskap.

2023/2024 Medlemmar kan inte längre pausas (inaktiveras) som dom kunde tidigare där vi aktiverade på dem vid årsaviseringen. Dom kan pausa men måste själva höra av sig innan gallring, annars ansöka om nytt medlemskap.